Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung – Die Picture-Methode

Posted By on 31/07/2015

Um die Arbeit in öffentlichen Verwaltungsgebäuden zu beschreiben, werden in hitzigen Debatten häufig Vorurteile bemüht. Von ,,Da arbeitet doch sowieso niemand.“, bis hin zu groben Beleidigungen, ist den Diskutaten zumeist jedes Mittel Recht, um die Arbeit der Beamten zu schmälern. Und obwohl es keiner zugeben will, haben wir insgeheim alle schon einmal, über den scheinbar erlahmten Beamtenapparat gemeckert. Sei es aufgrund einer erst spät genehmigten Fahrprüfung, oder aufgrund eines nicht stattgegebenen Antrags, bezüglich eines Anbaus.

Aktenberge in der Verwaltung

Unterschiedliche Funktionsweisen

Doch unterscheidet den gemeinen Beamten, wirklich so viel, vom normalen Bürokaufmann? Vom Software-Standpunkt aus gesehen nur bedingt.

Denn hier ist die Lage seit 2005 eindeutig: Während die freie Wirtschaft, Prozessmanagement Software vorrangig für die Modellierung flexibler Aufgabenstellungen einsetzt, baut der Einsatz gleichrangiger Programme, im Verwaltungsbereich, auf eher feste Aufgabenstellungen (Bausteine), die bereits vorgefertigt zur Verfügung stehen. Was vor 10 Jahren an der Wilhelms-Universität in Münster begann, hat sich innerhalb kürzester Zeit, zu einer der gefragtesten Applikationen, im Organisationsbereich entwickelt: Die komponentenbasierte Software PICTURE.

PICTURE?

24 frei verwendbare Bausteine, können dabei in beliebiger Art und Weise zur Prozessdarstellung verwendet werden. Der alles schlagende Vorteil: Orientiert an den gängigen Verwaltungsbegriffen, wie ,,Laufzettel erstellen“ oder ,,Gebührenbescheid versenden“, lassen sich die Bausteine, auch von ungeübten Laien begreifen. Die Weitergabe eines zu bearbeitenden Anliegens (Ummeldung, Gewerbeanmeldung), gestaltet sich so weniger schwierig.

Weitere Vorteile

Die Vorteile bei Anwendung der Picture-Methode, liegen klar auf der Hand. Neben einer stark vereinfachten Mitarbeiterintegration, führt die eindeutige Prozessdefinition, zu einem gesteigerten Einheitslevel. Verstanden Mitarbeiter, die individuelle Prozessbeschreibung ihrer Kollegen, ehemals nur bedingt, stellen die im Vorfeld benannten Komponenten, ein für alle Parteien transparentes Grundgerüst dar.

Ein weiterer Vorteil der sich daraus ergibt, ist der nur eingeschränkte Entfaltungsspielraum. Was in der freien Wirtschaft ein Hindernis beschreibt, wird im Rahmen verwaltungstechnischer Aufgabenfelder zur grundlegenden Vorgehensweise: Die Arbeit auf Basis von Mustervorlagen. Sicher nicht sehr spannend, oder gar innovativ, aber für die Planung des öffentlichen Lebens von essenzieller Bedeutung.